ExcellentBee

Oleh : Eko Nopiardi

Sebagai sebuah fungsi enabler kegiatan  training & developement

banyak dimanfaatkan untuk:

• Memberikan arahan atas tujuan organisasi yang ingin dicapai.
• Menyamakan bahasa  dengan semua bagian dalam organisasi.
• Mempercepat proses belajar.
• Menambah dan melengkapi kompetensi setiap individu dalam organisasi.

Melihat kebutuhan diatas , training harus didefinisikan dan dirancang dengan benar .

Dalam konsep PDCA, Perencanaan training dimulai dari pembuatan Training Need Analysis (TNA), membuat training matriks, membuat jadwal, mengeksekusi jadwal, melakukan evaluasi dan diakhiri dengan follow up hasil training, yang dapat dijelaskan secara terperinci dengan menggunakan ilustrasi lingkaran PDCA ini.

I.    PLAN (Perencanaan Training)

I.1. Membuat TNA

TNA ( Training Need Analysis ) adalah alat/tool yang umum digunakan dalam proses ini, prinsipnya adalah membuat analisa gap atau kesenjangan antara kondisi ideal dan kondisi aktual, dapat dilakukan baik secara internal maupun eksternal.

Daftar kompetensi, hasil Assesment, permintaan user yang terkait   perubahan teknologi atau metode kerja yang lebih efesien dan efektif merupakan sumber TNA Internal, dan regulasi pemerintah, Customer voice, analisa pasar, hot issue , bisa menjadi sumber TNA eksternal.

Dari gap yang teridentifikasi ikut ditentukan juga :

• Kebutuhan trainingnya.
• Sasaran training.
• Desain  kurikulum.
• Metode training.
• Metode evaluasi .

I.2. Mendefinisikan Training Matriks

Training matriks disusun untuk melihat kebutuhan training setiap jabatan/pekerjaan.

I.3. Menyusun Jadwal Training

Setelah prioritas training ditentukan, mulailah melakukan inventarisasi ketersediaan sumberdaya.

Bila dilakukan secara internal , pertimbangkan Ketersediaan jam Belajar, Fasilitas Training (Ruang kelas , dsb), Trainer, Modul ,alat peraga  atau alat bantu training lainnya.

II.  DO (Menyelenggarakan Training)

Hal – hal penting yang harus diperhatikan dalam fasa ini, sebaiknya dituangkan dalam bentuk checksheet training yang isinya antara lain :

• Apakah peserta sudah tahu.
• Apakah trainer/proveider sudah menjadwalkan dalam agendanya
• Ruang Kelas  & Lay Out Belajar.
• Jumlah Bangku.
• Alat bantu Training
• LCD,
• PC/Notebook.
• Layar
• Whiteboard
• Spidol
• Flipchart
• Kertas Flipchart
• Alat pengeras suara
• Alat peraga/simulasi /workshop)

III.   CHECK (Evaluasi Training)

Proses evaluasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mengukur keberhasilan sebuah program training. Dalam proses ini kita membandingkan antara sasaran training dengan apa yang dicapai setelah program dijalankan.

Evaluasi ini , tidak hanya memberikan umpan balik kepada peserta , tetapi lebih penting lagi dapat memberikan informasi tentang program yang dijalankan agar memperoleh hasil yang lebih efektif .

IV. ACTION (Monitoring & Follow Up)

Aktiiftas ini bertujuan untuk menindaklanjuti hasil evaluasi, Sehingga perbaikan-perbaikan yang dilakukan  terhadap penyelenggara training, trainer, modul dan peserta betul-betul mampu meningkatkan standard yang sudah dicapai.

Follow Up Peserta

Hasil training tidak akan bermakna apa-apa seandainya dalam penerapan hasil training para peserta tidak dibantu dengan mentoring dan councelling oleh atasanya.

Para atasan berperan  memberikan arahan dan menjadi teladan dalam  menerapkan apa yang diajarkan. Sehingga tujuan training dapat dicapai.