ExcellentBee

Meeting atau rapat  diperlukan dalam aktivitas kerja siapapun. Meeting yang ditangani dengan baik, akan membantu peserta yang hadir menemukan akar dari situasi yang berat,  tindakan yang disepakati, dan melakukan sesuatu yang positif. Apabila tidak ditangani dengan baik, akan membuang waktu dengan percuma. Pada dasarnya,  setiap orang ingin hadir dan keluar dari ruang meeting secepat mungkin dengan keputusan yang relevan.

Sekali anda tahu bahwa meeting sudah dijadwalkan, temukan tempat dimana itu akan dilaksanakan. Beberapa perusahaan menerapakan “booking system” untuk ruang meeting. Jadi sediakan waktu pada saat  merencanakan waktu dan tanggal meeting untuk memastikan anda mendapat tempat yang tepat. Jangan berasumsi bahwa ruang itu akan kosong pada waktunya.

Sediakan cukup waktu untuk mempersiapkan ruang meeting mendekati waktu meeting. Beberapa hal yang harus dipastikan :

• Ruang harus rapi
• Ada cukup meja dan kursi untuk mengakomodasi semua peserta meeting
• Papan Flipchart yang digunakan dengan kertas dan spidol yang cukup
• Cahaya, suhu ruangan, dan ventilasi yang memadai
• Tempat untuk projector dan laptop, termasuk sumber listriknya
• Peralatan di ruang tersebut siap digunakan dan bekerja dengan baik
• Siapkan fasilitas snack atau makan apabila meeting memerlukan waktu lama.Pastikan jumlahnya sesuai dengan jumlah peserta meting.

TIPS

Pertimbangkan baik-baik dalam mengatur tempat duduk. Jika meetingnya bersifat informal, duduk bersama dalam meja bundar – di mana tidak ada hirarki – sangat baik. Untuk meeting yang bersifat formal, pimpinan sebaiknya duduk di kepala meja. Bila meeting diperkirakan akan argumentatif, atau anda tahu ada peserta yang akan berargumen, tempatkan mereka berhadapan. Hal ini tidak menjamin mereka akan saling setuju, tetapi mereka dapat saling melihat ekspesi wajah dan bahas tubuh masing-masing, yang sangat penting buat keduanya.

Sumber : Manage Meeting Positively, A & C Black Ltd.2006